按客户不同、轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类。对老客户的查询直接回复就行，对新客户有必要进行仔细分析，通过分析了解清楚买家的意图、采购兴趣、公司实力等详细情况。总之，对买家的要求了解越多，回复就越能引起买家的注意和兴趣。
具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种、规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。
对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。
"对于这类成交可能性大的查询，或至少很认真的外商，我们一般20分钟内就给客户回信。"
上海海欣集团股份有限公司电子商务部贺经理介绍，"通常，只要客户在线上，我们约10分钟就会收到客户的进一步回复。"
根据贺的经验，大的、有实力的买家通常比较重视供应商的实力、管理以及服务水平，也就是说，他们比较着眼于建立长期的业务关系；而较小的买家通常眼睛只盯着价格。
分析买家查询，还有一个重要问题，就是善于识别同一个订单在网上的多次炒作。对此，海欣集团的方法就是经常浏览那些著名的、人气又旺的本行业网站，时刻注意公开发布的查询信息。如果看到同一种商品的数量规格要求都相同、而只是查询者不同，则说明可能有人在炒作同一条信息。这些人无疑是中间商，甚至是第三、第四道买家，跟他们打交道，肯定很难成交。
为了增加回复的吸引力和说服力，海欣集团在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，还会同时将公司的其它情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。集团建立两个不同的网站，除了综合性的中文网站以外，其中一个是推荐给外商的全英文网站，上面有企业介绍、产品资料、经营情况等信息，与国际贸易无关的信息一律不放，同时图片也不多，以便较远距离的客户快速地浏览。